HeliHQTerug naar helihq.nl

Algemene voorwaarden

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van Heli HQ. Versie 6, 25 september 2026.

1. Wie wij zijn

Heli HQ is gevestigd aan de Papaverweg 34, 1032 KJ Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96162996, btw-nummer NL867494311B01. Je bereikt ons via info@helihq.nl. In deze voorwaarden noemen we onszelf "Heli HQ" of "wij".

2. Begrippen

Dienst: het online platform Heli HQ op helihq.nl, inclusief de app, de boekingspagina's, de koppelingen, Heli AI, de documentatie en alle bijbehorende software.
Klant: het bedrijf of de ondernemer die een account aanmaakt en de Dienst gebruikt.
Gebruiker: iedere persoon die via het account van de Klant inlogt, zoals de eigenaar, medewerkers en een bureau dat de Klant toegang geeft.
Organisatie: een werkruimte binnen de Dienst met een eigen team, eigen gegevens en eigen koppelingen. Een Klant kan meerdere Organisaties hebben.
Klantgegevens: alle gegevens die de Klant of zijn Gebruikers in de Dienst invoeren of via koppelingen laten binnenkomen, waaronder gegevens over de leads, klanten en medewerkers van de Klant.
Overeenkomst: de afspraak tussen de Klant en Heli HQ over het gebruik van de Dienst, bestaande uit deze voorwaarden, de verwerkersovereenkomst, de privacyverklaring en het gekozen abonnement.

3. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod van Heli HQ en voor elk gebruik van de Dienst, ook tijdens de proefperiode. Door een account aan te maken ga je akkoord met deze voorwaarden. Eigen inkoop- of andere voorwaarden van de Klant gelden niet, ook niet als wij die niet uitdrukkelijk afwijzen. Afwijkingen gelden alleen als wij ze schriftelijk hebben bevestigd. Als een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen gelden en vervangen wij de betreffende bepaling door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

4. Voor wie

De Dienst is uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik. Door een account aan te maken verklaar je dat je handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, dat je minimaal 18 jaar bent en dat je bevoegd bent het bedrijf namens wie je handelt te binden. Omdat de Dienst zakelijk is, zijn de wettelijke regels voor consumenten, waaronder het herroepingsrecht, niet van toepassing.

5. Account en proefperiode

Je maakt een account aan met je naam, bedrijfsnaam en e-mailadres, of via je Google-account. Je bent verantwoordelijk voor je inloggegevens en voor alles wat er via jouw account en de accounts van je Gebruikers gebeurt. Je zorgt dat inloggegevens niet worden gedeeld en meldt het ons direct als je vermoedt dat iemand onbevoegd toegang heeft. Je zorgt dat je accountgegevens juist en actueel zijn.

Elk nieuw account begint met een proefperiode van veertien dagen waarin alle functies beschikbaar zijn. Voor de proefperiode is geen betaalmethode nodig en wordt niets in rekening gebracht. Tijdens de proefperiode is het gebruik van de AI-agent beperkt. Wil je doorgaan, dan sluit je tijdens of na de proefperiode een abonnement af. Je betaalt dan direct de eerste maand met iDEAL, creditcard of een andere aangeboden betaalmethode; daarmee geef je ook toestemming voor de automatische incasso van de volgende termijnen. Sluit je geen abonnement af, dan stopt de toegang aan het einde van de proefperiode en betaal je niets. Per bedrijf geldt één proefperiode; wij mogen een proefperiode weigeren of beëindigen bij vermoeden van misbruik. Heb je een code van een partner uit ons partnerprogramma, dan kan de proefperiode langer zijn en krijg je korting op de eerste maanden van je abonnement; de partner ontvangt daarvoor een vergoeding van Heli HQ. Actieve partners van het partnerprogramma gebruiken het pakket Pro gratis; AI-tegoed en extra vestigingen vallen daar niet onder.

6. Abonnement, prijs en betaling

Heli HQ kent drie pakketten. In elk pakket zitten alle functies; de pakketten verschillen in het aantal actieve klanten en het maandelijkse tegoed voor de AI-agent. Alle bedragen zijn per maand en exclusief btw.

Een actieve klant is een klant die in je account op actief staat. Het aantal leads is in elk pakket onbeperkt. Kom je boven het aantal actieve klanten van je pakket, dan blijft alles werken en vragen wij je over te stappen naar een passend pakket. Blijft het aantal structureel boven de grens, dan mogen wij je na een aankondiging per e-mail zelf naar het passende pakket overzetten. Je kunt op elk moment naar een ander pakket overstappen. Een groter pakket gaat direct in; voor de rest van de lopende termijn betaal je alleen het verschil, naar rato, en dat bedrag gaat mee met je eerstvolgende termijn. Een kleiner pakket gaat in bij de eerstvolgende termijn die nog niet is aangekondigd; tot dan houd je je huidige pakket en vindt er geen terugbetaling plaats. Naar een kleiner pakket kan als je aantal actieve klanten daarin past.

Voor elk pakket kies je bij het afsluiten tussen:

De prijs geldt per Organisatie, ongeacht het aantal Gebruikers. Heb je al een Organisatie met een lopend pakket, dan kun je een extra Organisatie (bijvoorbeeld een tweede vestiging) toevoegen voor € 14,95 per maand, exclusief btw. Die krijgt hetzelfde pakket als je eerste Organisatie, is direct te gebruiken en gaat mee in de automatische incasso van je eerste Organisatie. De dagen tot de eerstvolgende termijn die nog niet is aangekondigd rekenen we naar rato af, op diezelfde incasso. Je kunt een extra Organisatie per maand opzeggen: hij blijft werken tot het einde van de termijn die al is betaald of aangekondigd, daarna stopt de vergoeding. Je gegevens blijven bewaard tot je de Organisatie verwijdert of opnieuw activeert. Alle prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen van overheidswege. Betaling gaat automatisch via de betaalmethode die je bij het afsluiten van het abonnement hebt opgegeven, aan het begin van elke termijn. Elk pakket bevat een maandelijks tegoed voor het gebruik van de AI-agent. Is dat tegoed op, dan kun je je tegoed opwaarderen (€ 4,95 exclusief btw per keer, eenmalig, geldig in de maand van aankoop; loopt je abonnement via automatische incasso, dan gaat dit bedrag mee met je eerstvolgende termijn en staat het op die factuur) of de agent vanaf de volgende maand weer gebruiken. Wij versturen facturen digitaal naar het e-mailadres van je account. Elke automatische afschrijving kondigen we minimaal vijf dagen van tevoren per e-mail aan, en na elke geslaagde betaling ontvang je de factuur per e-mail.

Lukt een betaling niet, dan krijg je bericht en proberen we het opnieuw. Blijft betaling uit, dan mogen wij de toegang tot de Dienst opschorten tot er betaald is. Bij een betalingsachterstand ben je, zonder dat een aanmaning nodig is, de wettelijke handelsrente en de buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke regeling verschuldigd. Opschorting ontslaat je niet van je betalingsverplichting. Bezwaren tegen een factuur meld je binnen veertien dagen na de factuurdatum; daarna geldt de factuur als aanvaard. Verrekening of opschorting van betaling door de Klant is niet toegestaan.

Prijswijzigingen kondigen we minimaal dertig dagen van tevoren per e-mail aan. Bij een maandabonnement kun je tot de ingangsdatum opzeggen. Bij een jaarabonnement gaat een prijswijziging pas in bij de eerstvolgende verlenging. Bij elke prijsverhoging mag je opzeggen tegen de ingangsdatum ervan.

7. Gebruik van de Dienst

Je gebruikt de Dienst voor je eigen bedrijf, binnen de wet en zoals de Dienst bedoeld is. Je bent verantwoordelijk voor het gebruik door je Gebruikers en voor de Klantgegevens. Niet toegestaan zijn in elk geval:

Bij een overtreding, of een gegrond vermoeden daarvan, mogen wij de toegang direct opschorten, gegevens verwijderen of het account beëindigen, zonder dat wij daarvoor schadeplichtig zijn. Waar mogelijk waarschuwen wij eerst. Schade die wij lijden door een overtreding, waaronder claims van derden, verhalen wij op de Klant.

Voor Heli AI geldt een redelijk gebruik dat past bij normaal zakelijk gebruik van één Organisatie. Wat redelijk is staat in je account. Blijft het gebruik daar structureel boven, dan nemen wij contact op en kunnen wij het gebruik beperken of een aanvullende vergoeding afspreken.

8. Klantgegevens en privacy

De Klantgegevens blijven van jou. Voor de gegevens die je over je eigen leads, klanten en medewerkers in de Dienst zet, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van deze voorwaarden. Hoe wij met jouw eigen gegevens omgaan staat in de privacyverklaring. Klantgegevens worden opgeslagen in een datacentrum binnen de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland).

Je staat ervoor in dat je de Klantgegevens rechtmatig verwerkt, dat je een geldige grondslag hebt, dat je je eigen leads en klanten informeert over het gebruik van Heli HQ, en dat je waar nodig toestemming hebt, bijvoorbeeld voor het versturen van berichten. Je vrijwaart ons voor claims van derden, waaronder je eigen leads en klanten en toezichthouders, die voortkomen uit de Klantgegevens of uit jouw gebruik van de Dienst.

Je geeft ons het recht de Klantgegevens te verwerken, te hosten, te back-uppen en aan Heli AI aan te bieden voor zover dat nodig is om de Dienst te leveren. Wij mogen geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens over het gebruik van de Dienst, die niet tot een persoon of tot de Klant herleidbaar zijn, gebruiken om de Dienst te verbeteren.

9. Koppelingen met andere diensten

Je kunt Heli HQ koppelen aan diensten van derden, zoals Google (Gmail, Agenda, Drive), Mollie, Stripe, Meta en je eigen website. Je kiest zelf welke koppelingen je aanzet. Voor die diensten gelden de voorwaarden en het privacybeleid van die partijen, en je bent zelf verantwoordelijk voor een geldig account bij die partij. Wij hebben geen invloed op hun beschikbaarheid, hun prijzen of wijzigingen in hun koppelingen, en zijn niet aansprakelijk voor hun handelen of nalaten. Je kunt een koppeling op elk moment zelf verbreken.

Bij de koppeling met Google gebruiken wij de gegevens uit je Google-account alleen voor de functie die je aanzet, zoals beschreven in de privacyverklaring, en houden wij ons aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor beperkt gebruik.

Betalingen die jij van je eigen klanten ontvangt via een gekoppelde betaaldienst zoals Mollie, lopen rechtstreeks tussen jou en die betaaldienst. Heli HQ is daarbij geen partij, ontvangt of beheert dat geld niet (met uitzondering van de transactiekosten hieronder) en is niet verantwoordelijk voor de afwikkeling van die betalingen.

Over elke betaling die je via Heli HQ en een gekoppelde betaaldienst van je eigen klanten ontvangt, zoals een betaalde factuur, een incasso of een betaalde inschrijving, rekenen wij transactiekosten van 0,25% van het betaalde bedrag, met een minimum van € 0,01 en een maximum van € 5,00 per betaling, exclusief btw. De transactiekosten komen bovenop de kosten van de betaaldienst zelf. De betaaldienst houdt ze bij elke betaling, inclusief btw, automatisch in en draagt ze aan ons af. Je ziet ze per betaling terug in het overzicht van je betaaldienst, en wat er in een periode is ingehouden staat op je eerstvolgende factuur van Heli HQ.

10. Heli AI

Heli AI is een assistent die werkt op basis van de gegevens in jouw account en een AI-model van een externe leverancier. De antwoorden, samenvattingen, teksten en voorstellen van Heli AI zijn hulpmiddelen, geen juridisch, financieel of ander professioneel advies, en kunnen fouten bevatten. Controleer wat Heli AI voorstelt voordat je er beslissingen op baseert of het naar buiten stuurt; jij blijft verantwoordelijk voor wat er in je bedrijf gebeurt en voor alles wat met behulp van Heli AI wordt verstuurd of vastgelegd. Handelingen die Heli AI uitvoert, voert hij uit in jouw naam en op jouw instructie. Gegevens die Heli AI verwerkt, worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Wij mogen het AI-model of de leverancier daarvan wijzigen, zolang de functionaliteit van Heli AI in grote lijnen gelijk blijft.

11. Beschikbaarheid, onderhoud en wijzigingen

Wij doen ons best de Dienst altijd beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken of foutloze beschikbaarheid. Gepland onderhoud kondigen we vooraf aan en plannen we zo veel mogelijk buiten kantoortijden. Storingen lossen we zo snel mogelijk op. Wij maken dagelijks een back-up van de gegevens; een back-up terugzetten kan betekenen dat wijzigingen van na de laatste back-up verloren gaan.

Wij ontwikkelen de Dienst voortdurend door en mogen functies toevoegen, wijzigen of verwijderen. Verwijderen wij een functie die voor het gebruik van de Dienst wezenlijk is, dan kondigen we dat minimaal dertig dagen van tevoren aan en kun je tot de ingangsdatum opzeggen. Functies die als bèta, preview of experimenteel zijn aangeduid, worden aangeboden zoals ze zijn, kunnen op elk moment veranderen of verdwijnen, en vallen buiten onze beschikbaarheidsinspanning.

Je hebt zelf een werkende internetverbinding, een actuele browser en de juiste apparatuur nodig om de Dienst te gebruiken.

12. Ondersteuning

Ondersteuning geven wij per e-mail via info@helihq.nl en via de documentatie in de Dienst, op werkdagen. Wij streven ernaar zo snel mogelijk te reageren, in de regel binnen enkele werkdagen. Ondersteuning is inbegrepen bij het abonnement, zolang het gaat om vragen over het gebruik van de Dienst. Voor maatwerk, inrichting op locatie of training kunnen wij een aparte afspraak maken.

13. Intellectueel eigendom

Alle rechten van intellectueel eigendom op de Dienst, de software, het ontwerp, de teksten, de documentatie en de naam en het beeldmerk Heli HQ liggen bij ons of onze licentiegevers. Je krijgt voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken voor je eigen bedrijf, binnen deze voorwaarden. Dat recht eindigt bij het einde van de Overeenkomst. De rechten op je Klantgegevens blijven bij jou. Ideeën en suggesties die je ons geeft over de Dienst mogen wij vrij gebruiken, zonder vergoeding.

14. Geheimhouding

Beide partijen houden informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen en waarvan zij weten of behoren te weten dat die vertrouwelijk is, geheim. Dat geldt in elk geval voor de Klantgegevens en voor niet-openbare informatie over de werking en de prijzen van de Dienst. Deze verplichting geldt niet voor informatie die al openbaar is, die een partij zelfstandig heeft ontwikkeld, of die op grond van de wet of een rechterlijk bevel openbaar gemaakt moet worden. De geheimhouding blijft gelden na het einde van de Overeenkomst.

15. Aansprakelijkheid

Onze totale aansprakelijkheid voor schade die voortkomt uit of samenhangt met de Overeenkomst, ongeacht de grondslag, is beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die de schade veroorzaakte aan ons hebt betaald. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder gemiste omzet of winst, gemiste besparingen, reputatieschade, schade door bedrijfsstagnatie, verlies of beschadiging van gegevens door eigen handelen van de Klant of zijn Gebruikers, schade door het gebruik van diensten van derden en koppelingen, schade door onjuiste of onvolledige gegevens die de Klant heeft ingevoerd, of schade door beslissingen die zijn genomen op basis van de output van Heli AI.

Voorwaarde voor een recht op schadevergoeding is dat je de schade zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen dertig dagen na ontdekking, schriftelijk bij ons meldt. Elke vordering tot schadevergoeding vervalt twaalf maanden na het ontstaan van de vordering. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze leidinggevenden, of voor zover de wet een beperking niet toestaat.

16. Overmacht

Wij zijn niet gehouden onze verplichtingen na te komen als dat wordt verhinderd door overmacht. Onder overmacht valt in elk geval: storingen of uitval bij hostingpartijen, netwerk- of internetleveranciers, betaaldiensten, AI-leveranciers en andere leveranciers, stroomstoringen, cyberaanvallen, maatregelen van overheden, brand, natuurrampen en pandemieën. Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst opzeggen zonder schadeplichtig te zijn. Reeds betaalde termijnen voor de periode waarin de Dienst niet beschikbaar was, betalen wij dan naar rato terug.

17. Duur, opzeggen en beëindigen

De Overeenkomst gaat in bij het aanmaken van het account en loopt door tot zij wordt opgezegd. Opzeggen doe je in je account of per e-mail vanaf het e-mailadres van je account; wij bevestigen de opzegging per e-mail. De opzegtermijnen staan in artikel 6. Bij opzegging blijft de Dienst tot het einde van de betaalde periode beschikbaar; er vindt geen terugbetaling plaats van al betaalde termijnen, behalve waar deze voorwaarden dat uitdrukkelijk bepalen.

Na beëindiging kun je je Klantgegevens nog dertig dagen exporteren in een gangbaar bestandsformaat. Daarna verwijderen we ze, inclusief back-ups binnen de daarvoor geldende cyclus, met uitzondering van gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen.

Wij mogen de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen of opschorten, zonder schadeplichtig te zijn, bij een betalingsachterstand van meer dan dertig dagen na een herinnering, bij een schending van artikel 7 of 8, als je in staat van faillissement bent verklaard, surseance van betaling hebt aangevraagd of je bedrijf staakt, of als een leverancier die voor de Dienst essentieel is zijn dienst beëindigt en wij geen redelijk alternatief hebben. In het laatste geval betalen wij vooruitbetaalde termijnen naar rato terug.

18. Overdracht

Je mag je rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet zonder onze schriftelijke toestemming overdragen aan een ander. Wij mogen de Overeenkomst overdragen aan een groepsmaatschappij of aan een partij die de Dienst of ons bedrijf overneemt; wij informeren je daarover.

19. Bewijs en communicatie

Onze logbestanden en administratie gelden als bewijs van het gebruik van de Dienst en van verstuurde berichten, tenzij je tegenbewijs levert. Wij communiceren met je via het e-mailadres van je account en via meldingen in de Dienst. Je zorgt dat dat e-mailadres werkt en gelezen wordt.

20. Klachten

Heb je een klacht over de Dienst of over ons, mail dan naar info@helihq.nl met een duidelijke omschrijving. Wij bevestigen de ontvangst zo snel mogelijk en reageren inhoudelijk binnen veertien dagen. Komen we er samen niet uit, dan geldt artikel 22.

21. Wijzigingen van deze voorwaarden

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen die jouw rechten beperken kondigen we minimaal dertig dagen van tevoren per e-mail aan. Ben je het er niet mee eens, dan kun je tot de ingangsdatum opzeggen tegen die datum; bij een jaarabonnement betalen wij in dat geval de vooruitbetaalde termijnen na de ingangsdatum naar rato terug. Gebruik je de Dienst na de ingangsdatum, dan ga je akkoord met de gewijzigde voorwaarden. Wijzigingen van ondergeschikt belang, zoals verduidelijkingen of aanpassingen aan nieuwe wetgeving, mogen wij zonder aankondiging doorvoeren. De actuele versie staat altijd op helihq.nl/voorwaarden.

22. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten. Geschillen leggen we voor aan de bevoegde rechter in Amsterdam, nadat we eerst hebben geprobeerd er samen uit te komen.

Vragen over deze tekst? Mail naar info@helihq.nl.